Proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening - BiSL Foundation (2024)

Doel proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening

Activiteiten proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening

Het proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening kent een aantal activiteiten die naar gelang de omstandigheden sequentieel of iteratief kunnen worden doorlopen:
1. Voor zover nog niet eerder (bij het opstellen van de RFC) gedaan: bepalen aanleiding, doelen en randvoorwaarden
2. Bepalen globale oplossingsrichting
3. Bepalen relatie geautomatiseerde informatievoorziening, afstemming hiermee
4. Uitwerken en vastleggen niet geautomatiseerde deel van het informatiesysteem. De werkinstructies, procedures, handleidingen, formulieren etc. worden gemaakt of bijgewerkt.

Resultaten proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening

De resultaten van dit proces zijn:
1. Beschrijving oplossingsrichting niet geautomatiseerde informatievoorziening
2. Documentatie niet-geautomatiseerde informatievoorziening; documenten zoals formulieren, handleidingen, werkinstructies.

KPI’s / rapportage items proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening

Voorbeelden van Key Performance Indicatoren (KPI’s) voor het proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening zijn:
– Aantal opgeleverde documenten (uitgesplitst naar binnen / buiten afgesproken tijd)
– Aantal geconstateerde fouten in gebruikershandleidingen, instructies etc. na in productie name van het aangepaste systeem
– Aantal gebruikershandleidingen, procedures, formulieren etc. die nog moeten worden gemaakt/aangepast ultimo periode (werkvoorraad)
– Af- of toename van het aantal functionele vragen, waarvan het antwoord niet in de handleiding is te vinden
Deze KPI’s kunnen als input dienen voor een rapportage.

Relaties met andere processen

Het proces Specificeren levert de informatie op basis waarvan het niet-geautomatiseerde deel van het informatiesysteem kan worden aangepast. Aan Toetsen en testen worden de uitgevoerde wijzigingen opgeleverd (concreet dus de gewijzigde gebruikershandleidingen, formulieren, etc.) waarna in dat proces een controle op juistheid kan plaatsvinden. Het proces Voorbereiden transitie zal ook de producten van het proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening gebruiken voor overdracht naar de gebruikersorganisatie.

In de praktijk – Het maken en bijwerken van handleidingen

Het is nog steeds bepaald geen uitzondering dat gebruikershandleidingen van systemen door een ICT-organisatie, met name development, worden gemaakt / aangepast. De relatie met de aanpassingen in het geautomatiseerde deel van het systeem is dan natuurlijk eenvoudig, dat is een groot voordeel van deze werkwijze. Toch is het belangrijkste nadeel dat de relatie met de werkprocessen in de klantorganisatie moeizamer zal zijn en veelal niet goed uit de verf komt in de gebruikershandleidingen. Ook het gebruik van ´eindgebruikerstaal´ wil nog wel eens tekort schieten. Er zijn dus al met al heel wat goede redenen te vinden om gebruikershandleidingen voor eindgebruikers niet door IT te laten maken, en dus ook niet te laten aanpassen ingeval van wijziging van het systeem.

In de praktijk – Tastbaar werk van Functioneel beheerders

Veel werk van key-users en functioneel beheerders is weinig tastbaar. Daardoor is het ook lastig aan te tonen wat nu feitelijk de toegevoegde waarde van deze rollen in de organisatie is. In het proces Vormgeven NGIV zijn een aantal werkzaamheden te vinden die wel leiden tot tastbare resultaten, en waar ook werkelijk resultaten mee kunnen worden bereikt: Indien handleidingen bruikbaar zijn, werkinstructies duidelijk en up-to-date, formulieren idem dito….en dat is allemaal het werk van functioneel beheer….dan straalt dat toch op deze groep af.
Hoewel nogal wat functioneel beheerders in de praktijk niet zo heel veel met dit soort werk op hebben, is het dus een uitgelezen kans om het doel van functioneel beheer ook hier voor het voetlicht te brengen.

De toekomst van Vormgeven NGIV

Zal het proces Vormgeven NGIV over tien of twintig jaar nog bestaan? Of is dan alles geautomatiseerd? We kunnen het nu nog slechts schatten. Het is wel duidelijk dat papieren formulieren aan het eind van hun levensduur zullen komen. En werkinstructies, met daarin bijvoorbeeld de workflow beschreven, kunnen vaak worden vervangen door software waar alle workflows in zijn vastgelegd. En handleidingen? Tja, handleidingen….ze worden vaak al slecht gelezen en de trend is ook om handleidingen te minimaliseren of helemaal overbodig te maken. Is dat mogelijk? Zeker wel. Neem als voorbeeld websites: Er bestaat geen website waar eerst een uitgebreide gebruikershandleiding moet worden doorgelopen. Integendeel: voor elke bezoeker is elk scherm meteen duidelijk, maakt hij / zij een fout dan wordt dat soepel rechtgezet, en als dat niet zo is…dan is de bezoeker zo vertrokken. Langzamerhand ontstaan bedrijven die ook intern precies op dezelfde wijze systemen (laten) ontwikkelen. Met als resultaat: geen handleidingen meer, maar systemen die zonder lange inwerktijd door alle medewerkers direct en zonder problemen kunnen worden gebruikt.